BASE DE DATOS
Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.
Aplicación de tablas en los diferentes programas de Office.
Access
Es un programa del paquete de Microsoft Office que permite crear bases de datos en un formato de diseño parecido a una hoja de cálculo de Excel.
Se compone de tablas y estas a su vez se componen de campos, registros y columnas.
Lo principal que se hace para crear una base de dato es:
1. Ir al botón inicio.
2. Seleccionar todos los programas.
3. Luego el paquete Microsoft office.
4. Y demos clic en Microsoft office Access.
5. Allí aparecerá esta ventana en la cual tenemos que seleccionar la opción Base de datos en Blanco.
6. Le damos un nombre en Nombre de Archivo.
7. Y seguidamente en crear.
8. Aparecerá esta ventana en la cual debemos ingresar datos en la opción vista de Diseño que se despliega al dar clic derecho sobre el nombre del registro.
9. La base dedatos debera presentarse de esta manera al dar doble clic en su nombre.
Word
Es un procesador de texto, que es un software para redactar o editar texto y dale formatos de cualquier tipo además de añadirle objetos como gráficos o imágenes de archivo a un documento.
En este caso vamos a realizar una combinación de correspondencia para esto empleamos los siguientes pasos:
1. Abrimos la aplicación de Word
2. Redactamos una correspondencia de cualquier tipo……
3. Guardamos el documento.
4. Procedemos a realizar la debida combinación seleccionando la pestaña correspondencia de la barra de herramientas de Word.
5. En el bloque iniciar combinación de correspondencia seleccionamos la opción seleccionar destinatarios y se desplegará un submenú con 3 opciones.
6. Seleccionamos cualquiera de los 3 en este caso usar lista existente y se desplegara una nueva sub ventana con el nombre seleccionar archivos de origen de datos donde vamos a buscar la base de dato correspondiente con la lista de destinatario.
7. En este caso yo tengo guardada la base de datos en Mis Documentos en el cual la selecciono y se despliega la siguiente ventana.
8. La ventana esta con el nombre seleccionar tabla en este caso selecciono la opción alumnos para enviar un comunicado a cada uno de ellos y realizar la respectiva combinación.
9. En el bloque vista previa de resultados se encuentran un pequeño cuadro con dos comandos de función en cada lado donde damos el formato de número para los destinatarios como muestra a continuación en este caso 8.
10. Por ultimo damos clic en el bloque Finalizar y Combinar se desplegara una ventana con 3 opciones en la cual seleccionamos la opción Editar documentos individuales.
Excel
Es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.
1. Abrimos la aplicación de Excel.
2. Damos clic en la pestaña datos de la barra de herramientas de Excel donde de abrirán varios submenú como lo muestra la pantalla.
3. Seleccionamos el bloque obtener datos externos.
4. Aparecen 4 opciones en este caso seleccionamos la opción desde Access por que es donde tenemos registrada la base de datos y se abrirá la siguiente ventana.
5. A continuación aparecerá esta ventana con el nombre importar datos y aceptamos.
6. Los datos aparecerán de la siguiente forma.
